BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat itu kualitas sebuah sistem
kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh
kemampuannya
mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula berarti
kemampuannya
dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang dimiliki
teknologi komputer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah :
·
Kecepatan proses
(kerja); Semakin besar atau semakin rumit
sebuah sistem akan semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya
(melakukan prosesproses didalamnya) Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti
penambahan factor kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu kecepatan proses
pengerjaan menjadi sangat penting artinya untuk sebuah sistem yang terus
berkembang. Saat ini, komputer dapat melakukan milyaran proses dalam satu
detik.
·
Kemampuan penyimpanan
data yang sangat besar dan terjamin ;
Sebuah system yang besar dan semakin kompleks akan memiliki data-data dan arsip
yang sangat besar. Jika digunakan cara penyimpanan konvensional yang
menggunakan kertas dan lemarilemari akan memakan tempat dan sumber daya lain
yang sangat besar pula. Komputer, semakin hari semakin mapan dalam menggantikan
media kertas dan lemari sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan data dengan
memanfaatkan teknologi (alat) simpan elektronik. Media penyimpanan data
elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak dan mampu menghemat tempat
penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai ilustrasi, sebuah Hard Disk 1
Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu lemari buku biasa.Belum
lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih.
·
Kemudahan pengaksesan
dan pengelolaan data; Karena data disimpan
dalam bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan
pengelolaan data menjadi sangat mudah, dan tidak merepotkan. Data dapat sangat
mudah dikelompokkan, dicari, dan selanjutnya dimanfaatkan. Bahkan, karena
format data antara satu system dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk
elektronis, maka sistem satu dapat saling tukar data dengan sistem lainnya
dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan teknologi telepon dan ‘networking’,
proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan diantara tempat yang sangat
jauh dan terjadi dengan sangat cepat.
Sejalan dengan perubahan tersebut proses
belajar mengajar tidak sesuai dengan apa yang diharapkan , selama ini
menggunakan cara manual dan belum memanfaatkan fungsi komputer secara optimal,
sehingga masih terdapat kelemahan-kelemahan yang rnuncul. Untuk itu penulis
berkeinginan untu membuat tulisan dengan judul “Analisis Sistem Infomasi
Akademik pada Universitas”
Dalam proses penyelenggaraan kegiatan
akademik, dituntut adanya suatu
kecepatan
dan keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.Pengolahan data tersebut antara
lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai Ujian dan akan
menghasilkan Kartu Hasil Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai adanya
kendala kendala seperti keterlambatan mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana
Studi, sulitnya mengontrol mata kuliah yang diambil mahasiswa, sehingga pemberian
data/informasi pada bagian lain menjadi tidak sempurna. Ketidakakuratan data
mengakibatkan pekerjaan lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu Hasil
Studi yang mengalami keterlambatan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian
yang penulis lakukan, maka proses pengisian mata kuliah mahasiswa dan hasil
studi didalam form serta pencatatan nilai ujian mahasiswa dirasakan kurang
efektif, karena menyebabkan terjadinya proses kartu rencana studi dan hasil
studi mahasiswa menjadi terlambat dari jadwal yang sudah ditetapkan dan
sulitnya mendapatkan infomasi yang akurat secara cepat dan tepat, serta
timbulnya keluhan dan ketidakpuasan dari mahasiswa dalam hal pelayanan terhadap
mahasiswa .
1.3 Tujuan
Tujuan
penulisan makalah ini adalah :
1. Mengatasi
keterlambatan proses belajar mengajar dan hasil studi berbasiskan komputer.
2. Mengumpulkan
data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu kesatuan didalam
database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu infomasi yang
berguna bagi pengguna.
3. Meningkatkan
pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu Hasil Studi ( KHS )
4. Kartu
Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.
5. Meningkatkan
Data Nilai Mahasiswa yang seringkali tercecer atau kerangkapan data yang sering
dialami oleh mahasiswa.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Identifikasi Masalah pada Sistem Informasi Akademik (SIA)
Identifikasi masalah yang terjadi dalam sistem adalah :
1.
Pengisian Kartu Rencana Studi
masih manual.
2.
Sering terjadi kekeliruan pada
proses input data mata kuliah, yaitu ketidak cocokan antara kode mata kuliah,
nama mata kuliah dan SKS.
3.
Sistem belum terkomputerisasi
dan mahasiswa hanya bisa mengakses nilai hanya dilingkungan kampus saja.
4.
Pencetakan Kartu Hasil Belajar
sering terlambat.
5.
Sistem belum dapat mencetak
Transkip Nilai secara otomatis.
6.
Kesalahan pada proses input
data mata kuliah, terutama kode mata kuliah sering berbeda-beda.
Peluang dalam membuat sistem baru :
1.
Sistem menjadi
terkomputerisasi.
2.
Dapat Meminimalisir kesalahan
yang terjadi pada proses input data mata kuliah dan pencetakan Kartu Hasil
Belajar tepat waktu.
3.
Proses mencetak Transkip Nilai
sudah otomatis, karena tidak terjadi kesalahan pada data sehingga menjadikan
proses pencetakan sudah otomatis.
Tujuan menganalisis adalah untuk mengontrol sistem agar dapat meminimalisir
kesalahan pada data sehingga informasi yang diberikan benar dan akurat.
2.2
Sasaran dan Batasan Sistem Informasi
Akademik (SIA)
Mengingat luasnya cakupan dalam pemanfaatan
teknologi informasi dalam
sistem
informasi akademik, maka dalam penelitian ini penulis mambatasi pembahasan
hanya pada Proses Pengisian KRS, Penjadualan Kuliah, Ujian , Pengolahan data
nilai , Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan Transkrip Nilai dengan
implementasinya dalam prototype. Sistem ini hanya dapat digunakan oleh
Mahasiswa, Dosen dan Bag.Administrasi pada Universitas yang bersangkutan.
2.3 Analisis
PIECES
Analisis menentukan suatu sistem lama
itu layak digunakan atau tidak, maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam
aspek yang biasa dikenal dengan analisis pieces, yaitu analisis kinerja (performance),
informasi (information), ekonomi (economic), pengendalian (control),
efisiensi (efficiency), dan pelayanan (servis). Sebagai dasar
untuk mendapatkan pokok - pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik
kemudian berdasarkan hasil analisis itu nantinya dapat dirancang usulan- usulan
utuk diterapkan kedalam system baru.
2.3.1
Analisis Kinerja
Kinerja merupakan bagian
dalam kelancaran proses kerja dalam suatu organisasi. Masalah kerja dapat
terjadi dalam suatu organisasi ketika tugas – tugas operasional dijalankan
terlalu lambat dalam mencapai sasaran yang diinginkan dan cenderung menurun.
contoh permasalahan yang dihadapi dalam system lama :
·
Throughput-nya
sedikit untuk publikasi informasi harus melalui beberapa tahap yang memakan
waktu lama.
·
Response
time-nya lama. Banyak waktu yang terbuang saat publikasi (percetakan dan
penyebaran informasi) belum lagi kalau pada saat itu mendapat kendala, sehingga
menyebabkan keterlambatan dalam sampainya informasi tersebut.
2.3.2
Analisis Informasi
Informasi adalah hal yang
penting, informasi tidak akurat karena informasi yang disajikan tidak jelas
ruang lingkupnya dan menyeluruh. Informasi tidak dapat di up to date dengan
cepat untuk melakukan perubahan. Meningkatkan efektifitas informasi bukanlah
menghasilkan volume informasi dalam jumlah besar melainkan cepat dan tepat juga
relevan sesuai yang diharapkan mahasiswa maupun konsumen lainnya yang dapat
menggunakannya.
·
Informasi
yang diberikan oleh pihak kemahasiswaan/ universitas sering tidak tepat waktu,
maksudnya informasi yang dirikan sering sampai terlambat sehingga informasi itu
tidak berguna lagi.
·
Informasi
kurang akurat. Informasi yang disebarkan jatuh ke tangan yang salah yang
sebenarnya tidak membutuhkan informasi ini.
·
Informasi
kurang relevan. Diharapkan informasi yang disebarkan sampai ke tangan orang
yang membutuhkan tapi faktanya Informasi tidak sampai ke tangan orang yang
membutuhkan sehingga informasi tidak berguna lagi.
2.3.3
Analisis
Ekonomi
Analisis ekonomi adalah peningkatan
terhadap manfaat, keuntungan atau penurunan – penurunan biaya yang terjadi.
Ekonomi merupakan motivasi paling umum dalam suatu system, untuk mengantisipasi
pembengkakkan biaya agar tidak menimbulkan masalah baru dalam penyampaian
informasi dan untuk menyajikan keuntungan dari proyek tersebut dengan menekan dari segi biaya atau pengeluaran biaya hanya
dilakukan pada pembelian perangkat pengkoneksian relatife murah.
• Control biaya: pihak universitas harus berulang-ulang mencetak
dan menyebarkan tiap ada perubahan informasi sehingga biaya yang dikeluarkan
setiap kali perubahan tersebut juga cukup banyak.
• Peningkatan keuntungan: mahasiswa akan lebih cepat meng up-date
informasi dimana pun dan kapan pun dengan hanya adanya koneksi internet.
2.3.4
Analisis Keamanan
Analisis pengendalian adalah
peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki
kesalahan-kesalahan serta kekurangan-kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian
dalam sistem sangat diperlukan keberadaanya untuk menghindari dan mendeteksi
secara dalam penyalahgunaan atau kesalahan system serta menjamin keamanan data
dan informasi. Dengan adanya control, maka semua kinerja yang mengalami
gangguan bisa cepat diperbaiki. saat ini system yang lama Sulit untuk
dikendalikan dan jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi sulit untuk
diperbaiki karena harus mengulang penyebaran informasi yang benar, hal ini
membutuhkan waktu dan biaya berulang kali.
• pengendalian terhadap kesalahan informasi sangat sulit. Untuk
publikasi informasi universitas menggunakan brosur/spanduk, jika brosur sudah
terlanjur disebarkan maka sangat sulit untuk membaiki informasi yang sudah
beredar. Jika pun dilakaukan perbaikan itu akan memakan biaya yang lebih besar
yang besarnya itu menyamai dengan pengeluaran biaya pada pembuatan dan
penyebaran informasi pada tahap pertama tadi, jika itu dilakukan berulang-ulang
bukan tidak mungkin semua biaya akan dibebankan kepada pihak universitas maupun
mahasiswa.
2.3.5
Analisis Efesiensi
Analisis efisiensi adalah
penigkatan terhadap efesiensi operasional, berbeda dengan ekonomi. Bila ekonomi
berhubungan dengan inputnya, efisiensi tersebut berhubungan dengan bagaimana
sumber daya itu digunakan agar tidak terjadi pemborosan. Sistem dikatakan
efisien atau berhasil, jika dapat mencapai sasaran yang diinginkan, tidak
mengeluarkan banyak waktu dan tenaga kerja karyawan yang berlebihan. hal ini
bertentangan dengan system yang sedang dijalankan pada universitas saat ini.
·
Dalam
pembuatan informasi membutuhkan proses yang panjang dan terkait banyak pihak
sehingga menyebabkan informasi yang akan diberikan menjadi terlambat disebarkan
dan bahkan tidak berguna lagi. Selain mengeluarkan biaya yang berlebihan dengan
hasil yang belum tentu mencapai sasaran pihak universitas berusaha berfikir
lebih keras dalam hal promosi, bahkan dahulu tidak dilakukan promosi sehingga
dalam hal ini pihak universitas seperti berjalan di tempat dalam hal prestasi
dan promosi
·
Pendayagunaan
waktu yang tidak efesien. Apabila mengalami kesalahan isi informasi dibutuhkan
waktu yang lama dalam pembetulan, itu dikarenakan sistem penyebaran yang lama,
belum lagi mencari tenaga yang bersedia untuk menyebarkan informasi tersebut.
Dalam hal ini memang sangat sulit untuk mencari tenaga yang mau dengan suka
rela melakukan hal yang sudah mereka lakukan sebelumnya (pengkoreksian atau
penyebaran ulang) pihak universitas harus mengeluarkan biaya yang ekstra untuk
pembetulan ini sangat tidak efesien dari segi biaya.
2.3.6
Analisis Pelayanan (Servis)
Analisis pelayanan adalah
peningkatan terhadap pelayanan yang dihasilkan oleh sistem. Sistem yang sedang
dijalankan atau digunakan saat ini tidak untuk meningkatkan kinerja pelayanan
terhadap penyampaian informasi.
• Sering terjadi keterlambatan pelayanan informasi, karena untuk
mendapatkan informasi, kita harus datang langsung ke universitas tersebut.
Sedangkan pegawai yang ada jumlahnya terbatas, sehingga harus menunggu dan itu
akan berpengeruh terhadap citra universitas. Orang yang membutuhkan informasi
tidak peduli dengan masalah yang ada di universitas tersebut, yang mereka
pedulikan hanyalah apa yang mereka cari dapat diperoleh dengan secepat-cepatnya
sehingga mereka dapat mengambil dengan cepat pula keputasan yang terkait dengan
informasi yang mereka dapatkan.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Analisis Sistem Informasi Akademik yang
diajukan ini adalah merupakan upaya dan penerapan dalam penguasaan dan
penerapan teknologi informasi dilingkungan universitas yang harus dikembangkan
untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada, selain itu juga digunakan
sebagai sarana untuk meningkatkan nilai tambah institusi. Dari hasil pembahasan
pada bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Dengan
Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik ini bisa menjadi solusi
alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi bagi pengguna
sistem .
2. Dapat
meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik, optimal dan professional
3. Waktu
proses menjadi relatif lebih cepat
4. Pelayanan
terhadap pengguna sistem , khususnya mahasiswa menjadi lebih baik dan cepat.
3.2
Saran
1. Dengan
adanya perancangan prototipe yang sudah di bahas pada bab sebelumnya ,sebaiknya
diterapkan dan diimplementasikan secepatnya
2. Sebaiknya
secepatnya menggunakan sistem komputerisasi agar tidak terjadi hal yang tidak
diinginkan serta mendapatkan manfaat yang maksimal
3. Untuk
pengembangan aplikasi selanjutnya sebaiknya memanfaatkan teknologi jaringan
komputer.
DAFTAR PUSTAKA
·
Davis, B. Gordon.and H.
Olson,Margrethe, 1985; Management Information System: Conceptual
Foundations, Structure, and Development, Second Edition, McGraw-Hill: Series in
Management Information System; McGraw-Hill, Inc.; USA.
·
Fathansyah; 1999; Basis
Data; Informatika; Bandung.
·
Hariyanto, Bambang;
2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I; Informatika; Bandung
·
H.M, Jogiyanto,; 1990;
Analisa dan Disain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur, Andy Offset;
Jogyakarta
·
H.M, Jogiyanto,; 1995;
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi; Andy Offset;Jogyakarta
·
H.M., Jogiyanto; 2005;
Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta, Irmansyah, Faried; 2003; http://www.ilmukomputer.com.
·
Kendall, Kenneth
E.;1992; System Analysis and Design 2nd Edition; Prentice Hall;
·
Jogianto
H.M. 1994. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi
Offset
·
Georgius,
Agung, 2002 Macromedia Dreamweaver MX, PT. Elek Media Komputindo,
Jakarta
·
Kadir,
Abdul, 2002, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi Offset
Yogyakarta
·
Lukmanul
Hakim dan Uus Musalini, 2004, Cara Mudah Memadukan Web Design dan Web
Programming, Elek Media Komputindo, Jakarta
·
Nugroho,Bunafit,
2004 .PHP & MySQL dengan editor Dreamweaver, Yogyakarta : Andi Offset.
·
Suyanto, M.
2004. Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia Untuk Pemasaran. Yogyakarta: Andi
Offset.
·
Syafrizal,Melwin.
2005. Pengantar Jaringan Komputer, Yogyakarta:Andi Offset.
·
“Harga
Registrasi Domain” http://www.jogjawebcounter.com (13 November 2009)
·
“Penentuan
Bunga Diskonto” http://www.bi.go.id (13 November 2009)
·
“ Domain” http://www.namadomain.com/faq/snd.php
(5 November 2009)
·
“Level
Domain” http://www.namadomain.com/faq/snd.php (5 November 2009)
this is the paper related about Academic Information System http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/1809/1/Artikel_92307043.pdf
BalasHapusMakasih kk infonya.. izin copy ya...
BalasHapusterimaksih atas info nya,.,
BalasHapussemoga bermanfaat
izin copy ya