Sistem Informasi Akademik

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Pada saat itu kualitas sebuah sistem kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh

kemampuannya mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula berarti

kemampuannya dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang dimiliki teknologi komputer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah :

·         Kecepatan proses (kerja); Semakin besar atau semakin rumit sebuah sistem akan semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya (melakukan prosesproses didalamnya) Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti penambahan factor kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu kecepatan proses pengerjaan menjadi sangat penting artinya untuk sebuah sistem yang terus berkembang. Saat ini, komputer dapat melakukan milyaran proses dalam satu detik.

·         Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar dan terjamin ; Sebuah system yang besar dan semakin kompleks akan memiliki data-data dan arsip yang sangat besar. Jika digunakan cara penyimpanan konvensional yang menggunakan kertas dan lemarilemari akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula. Komputer, semakin hari semakin mapan dalam menggantikan media kertas dan lemari sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi (alat) simpan elektronik. Media penyimpanan data elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak dan mampu menghemat tempat penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai ilustrasi, sebuah Hard Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu lemari buku biasa.Belum lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih.

·         Kemudahan pengaksesan dan pengelolaan data; Karena data disimpan dalam bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan pengelolaan data menjadi sangat mudah, dan tidak merepotkan. Data dapat sangat mudah dikelompokkan, dicari, dan selanjutnya dimanfaatkan. Bahkan, karena format data antara satu system dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk elektronis, maka sistem satu dapat saling tukar data dengan sistem lainnya dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan teknologi telepon dan ‘networking’, proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan diantara tempat yang sangat jauh dan terjadi dengan sangat cepat.

Sejalan dengan perubahan tersebut proses belajar mengajar tidak sesuai dengan apa yang diharapkan , selama ini menggunakan cara manual dan belum memanfaatkan fungsi komputer secara optimal, sehingga masih terdapat kelemahan-kelemahan yang rnuncul. Untuk itu penulis berkeinginan untu membuat tulisan dengan judul “Analisis Sistem Infomasi Akademik pada Universitas”

Dalam proses penyelenggaraan kegiatan akademik, dituntut adanya suatu

kecepatan dan keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.Pengolahan data tersebut antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai Ujian dan akan menghasilkan Kartu Hasil Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai adanya kendala kendala seperti keterlambatan mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi, sulitnya mengontrol mata kuliah yang diambil mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi pada bagian lain menjadi tidak sempurna. Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu Hasil Studi yang mengalami keterlambatan.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan, maka proses pengisian mata kuliah mahasiswa dan hasil studi didalam form serta pencatatan nilai ujian mahasiswa dirasakan kurang efektif, karena menyebabkan terjadinya proses kartu rencana studi dan hasil studi mahasiswa menjadi terlambat dari jadwal yang sudah ditetapkan dan sulitnya mendapatkan infomasi yang akurat secara cepat dan tepat, serta timbulnya keluhan dan ketidakpuasan dari mahasiswa dalam hal pelayanan terhadap mahasiswa .

1.3  Tujuan

Tujuan penulisan makalah ini adalah :

1.      Mengatasi keterlambatan proses belajar mengajar dan hasil studi berbasiskan komputer.

2.      Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu infomasi yang berguna bagi pengguna.

3.      Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu Hasil Studi ( KHS )

4.      Kartu Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.

5.      Meningkatkan Data Nilai Mahasiswa yang seringkali tercecer atau kerangkapan data yang sering dialami oleh mahasiswa.

                                                                  BAB II

                                                           PEMBAHASAN

2.1 Identifikasi Masalah pada Sistem Informasi Akademik (SIA)

Identifikasi masalah yang terjadi dalam sistem adalah :

1.      Pengisian Kartu Rencana Studi masih manual.

2.      Sering terjadi kekeliruan pada proses input data mata kuliah, yaitu ketidak cocokan antara kode mata kuliah, nama mata kuliah dan SKS.

3.      Sistem belum terkomputerisasi dan mahasiswa hanya bisa mengakses nilai hanya dilingkungan kampus saja.

4.      Pencetakan Kartu Hasil Belajar sering terlambat.

5.      Sistem belum dapat mencetak Transkip Nilai secara otomatis.

6.      Kesalahan pada proses input data mata kuliah, terutama kode mata kuliah sering berbeda-beda.

Peluang dalam membuat sistem baru :

1.      Sistem menjadi terkomputerisasi.

2.      Dapat Meminimalisir kesalahan yang terjadi pada proses input data mata kuliah dan pencetakan Kartu Hasil Belajar tepat waktu.

3.      Proses mencetak Transkip Nilai sudah otomatis, karena tidak terjadi kesalahan pada data sehingga menjadikan proses pencetakan sudah otomatis.

Tujuan menganalisis adalah untuk mengontrol sistem agar dapat meminimalisir kesalahan pada data sehingga informasi yang diberikan benar dan akurat.

2.2   Sasaran dan Batasan Sistem Informasi  Akademik (SIA)

Mengingat luasnya cakupan dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam

sistem informasi akademik, maka dalam penelitian ini penulis mambatasi pembahasan hanya pada Proses Pengisian KRS, Penjadualan Kuliah, Ujian , Pengolahan data nilai , Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan Transkrip Nilai dengan implementasinya dalam prototype. Sistem ini hanya dapat digunakan oleh Mahasiswa, Dosen dan Bag.Administrasi pada Universitas yang bersangkutan.

2.3  Analisis PIECES

Analisis menentukan suatu sistem lama itu layak digunakan atau tidak, maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan analisis pieces, yaitu analisis kinerja (performance), informasi (information), ekonomi (economic), pengendalian (control), efisiensi (efficiency), dan pelayanan (servis). Sebagai dasar untuk mendapatkan pokok - pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik kemudian berdasarkan hasil analisis itu nantinya dapat dirancang usulan- usulan utuk diterapkan kedalam system baru.

2.3.1        Analisis Kinerja

Kinerja merupakan bagian dalam kelancaran proses kerja dalam suatu organisasi. Masalah kerja dapat terjadi dalam suatu organisasi ketika tugas – tugas operasional dijalankan terlalu lambat dalam mencapai sasaran yang diinginkan dan cenderung menurun. contoh permasalahan yang dihadapi dalam system lama :

·         Throughput-nya sedikit untuk publikasi informasi harus melalui beberapa tahap yang memakan waktu lama.

·         Response time-nya lama. Banyak waktu yang terbuang saat publikasi (percetakan dan penyebaran informasi) belum lagi kalau pada saat itu mendapat kendala, sehingga menyebabkan keterlambatan dalam sampainya informasi tersebut.

2.3.2        Analisis Informasi

Informasi adalah hal yang penting, informasi tidak akurat karena informasi yang disajikan tidak jelas ruang lingkupnya dan menyeluruh. Informasi tidak dapat di up to date dengan cepat untuk melakukan perubahan. Meningkatkan efektifitas informasi bukanlah menghasilkan volume informasi dalam jumlah besar melainkan cepat dan tepat juga relevan sesuai yang diharapkan mahasiswa maupun konsumen lainnya yang dapat menggunakannya.

·         Informasi yang diberikan oleh pihak kemahasiswaan/ universitas sering tidak tepat waktu, maksudnya informasi yang dirikan sering sampai terlambat sehingga informasi itu tidak berguna lagi.

·         Informasi kurang akurat. Informasi yang disebarkan jatuh ke tangan yang salah yang sebenarnya tidak membutuhkan informasi ini.

·         Informasi kurang relevan. Diharapkan informasi yang disebarkan sampai ke tangan orang yang membutuhkan tapi faktanya Informasi tidak sampai ke tangan orang yang membutuhkan sehingga informasi tidak berguna lagi.

2.3.3        Analisis Ekonomi

Analisis ekonomi adalah peningkatan terhadap manfaat, keuntungan atau penurunan – penurunan biaya yang terjadi. Ekonomi merupakan motivasi paling umum dalam suatu system, untuk mengantisipasi pembengkakkan biaya agar tidak menimbulkan masalah baru dalam penyampaian informasi dan untuk menyajikan keuntungan dari proyek tersebut dengan menekan dari segi biaya atau pengeluaran biaya hanya dilakukan pada pembelian perangkat pengkoneksian relatife murah.

• Control biaya: pihak universitas harus berulang-ulang mencetak dan menyebarkan tiap ada perubahan informasi sehingga biaya yang dikeluarkan setiap kali perubahan tersebut juga cukup banyak.

• Peningkatan keuntungan: mahasiswa akan lebih cepat meng up-date informasi dimana pun dan kapan pun dengan hanya adanya koneksi internet.

2.3.4        Analisis Keamanan

Analisis pengendalian adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kekurangan-kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan keberadaanya untuk menghindari dan mendeteksi secara dalam penyalahgunaan atau kesalahan system serta menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control, maka semua kinerja yang mengalami gangguan bisa cepat diperbaiki. saat ini system yang lama Sulit untuk dikendalikan dan jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi sulit untuk diperbaiki karena harus mengulang penyebaran informasi yang benar, hal ini membutuhkan waktu dan biaya berulang kali.

• pengendalian terhadap kesalahan informasi sangat sulit. Untuk publikasi informasi universitas menggunakan brosur/spanduk, jika brosur sudah terlanjur disebarkan maka sangat sulit untuk membaiki informasi yang sudah beredar. Jika pun dilakaukan perbaikan itu akan memakan biaya yang lebih besar yang besarnya itu menyamai dengan pengeluaran biaya pada pembuatan dan penyebaran informasi pada tahap pertama tadi, jika itu dilakukan berulang-ulang bukan tidak mungkin semua biaya akan dibebankan kepada pihak universitas maupun mahasiswa.

2.3.5        Analisis Efesiensi

Analisis efisiensi adalah penigkatan terhadap efesiensi operasional, berbeda dengan ekonomi. Bila ekonomi berhubungan dengan inputnya, efisiensi tersebut berhubungan dengan bagaimana sumber daya itu digunakan agar tidak terjadi pemborosan. Sistem dikatakan efisien atau berhasil, jika dapat mencapai sasaran yang diinginkan, tidak mengeluarkan banyak waktu dan tenaga kerja karyawan yang berlebihan. hal ini bertentangan dengan system yang sedang dijalankan pada universitas saat ini.

·         Dalam pembuatan informasi membutuhkan proses yang panjang dan terkait banyak pihak sehingga menyebabkan informasi yang akan diberikan menjadi terlambat disebarkan dan bahkan tidak berguna lagi. Selain mengeluarkan biaya yang berlebihan dengan hasil yang belum tentu mencapai sasaran pihak universitas berusaha berfikir lebih keras dalam hal promosi, bahkan dahulu tidak dilakukan promosi sehingga dalam hal ini pihak universitas seperti berjalan di tempat dalam hal prestasi dan promosi

·         Pendayagunaan waktu yang tidak efesien. Apabila mengalami kesalahan isi informasi dibutuhkan waktu yang lama dalam pembetulan, itu dikarenakan sistem penyebaran yang lama, belum lagi mencari tenaga yang bersedia untuk menyebarkan informasi tersebut. Dalam hal ini memang sangat sulit untuk mencari tenaga yang mau dengan suka rela melakukan hal yang sudah mereka lakukan sebelumnya (pengkoreksian atau penyebaran ulang) pihak universitas harus mengeluarkan biaya yang ekstra untuk pembetulan ini sangat tidak efesien dari segi biaya.

2.3.6        Analisis Pelayanan (Servis)

Analisis pelayanan adalah peningkatan terhadap pelayanan yang dihasilkan oleh sistem. Sistem yang sedang dijalankan atau digunakan saat ini tidak untuk meningkatkan kinerja pelayanan terhadap penyampaian informasi.

• Sering terjadi keterlambatan pelayanan informasi, karena untuk mendapatkan informasi, kita harus datang langsung ke universitas tersebut. Sedangkan pegawai yang ada jumlahnya terbatas, sehingga harus menunggu dan itu akan berpengeruh terhadap citra universitas. Orang yang membutuhkan informasi tidak peduli dengan masalah yang ada di universitas tersebut, yang mereka pedulikan hanyalah apa yang mereka cari dapat diperoleh dengan secepat-cepatnya sehingga mereka dapat mengambil dengan cepat pula keputasan yang terkait dengan informasi yang mereka dapatkan.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Analisis Sistem Informasi Akademik yang diajukan ini adalah merupakan upaya dan penerapan dalam penguasaan dan penerapan teknologi informasi dilingkungan universitas yang harus dikembangkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada, selain itu juga digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan nilai tambah institusi. Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1.      Dengan Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik ini bisa menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi bagi pengguna sistem .

2.      Dapat meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik, optimal dan professional

3.      Waktu proses menjadi relatif lebih cepat

4.      Pelayanan terhadap pengguna sistem , khususnya mahasiswa menjadi lebih baik dan cepat.

3.2  Saran

1.      Dengan adanya perancangan prototipe yang sudah di bahas pada bab sebelumnya ,sebaiknya diterapkan dan diimplementasikan secepatnya

2.      Sebaiknya secepatnya menggunakan sistem komputerisasi agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan serta mendapatkan manfaat yang maksimal

3.      Untuk pengembangan aplikasi selanjutnya sebaiknya memanfaatkan teknologi jaringan komputer.

DAFTAR PUSTAKA

·         Davis, B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, 1985; Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second Edition, McGraw-Hill: Series in Management Information System; McGraw-Hill, Inc.; USA.

·         Fathansyah; 1999; Basis Data; Informatika; Bandung.

·         Hariyanto, Bambang; 2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I; Informatika; Bandung

·         H.M, Jogiyanto,; 1990; Analisa dan Disain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur, Andy Offset; Jogyakarta

·         H.M, Jogiyanto,; 1995; Analisa dan Perancangan Sistem Informasi; Andy Offset;Jogyakarta

·         H.M., Jogiyanto; 2005; Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta, Irmansyah, Faried; 2003; http://www.ilmukomputer.com.

·         Kendall, Kenneth E.;1992; System Analysis and Design 2nd Edition; Prentice Hall;

·         Jogianto H.M. 1994. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset

·         Georgius, Agung, 2002 Macromedia Dreamweaver MX, PT. Elek Media Komputindo, Jakarta

·         Kadir, Abdul, 2002, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi Offset Yogyakarta

·         Lukmanul Hakim dan Uus Musalini, 2004, Cara Mudah Memadukan Web Design dan Web Programming, Elek Media Komputindo, Jakarta

·         Nugroho,Bunafit, 2004 .PHP & MySQL dengan editor Dreamweaver, Yogyakarta : Andi Offset.

·         Suyanto, M. 2004. Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia Untuk Pemasaran. Yogyakarta: Andi Offset.

·         Syafrizal,Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer, Yogyakarta:Andi Offset.

·         “Harga Registrasi Domain” http://www.jogjawebcounter.com (13 November 2009)

·         “Penentuan Bunga Diskonto” http://www.bi.go.id (13 November 2009)

·         “ Domain” http://www.namadomain.com/faq/snd.php (5 November 2009)

·         “Level Domain” http://www.namadomain.com/faq/snd.php (5 November 2009)